Este documento te guía paso a paso para completar correctamente el Acta de Apertura de Cuenta Empresarial en LULUBIT y reunir la documentación requerida. Está diseñado para minimizar reprocesos y acelerar la habilitación de tu cuenta. Si tienes dudas durante el proceso, escríbenos a [email protected].

Como prestador de servicios vinculados a activos virtuales, LULUBIT está obligado a aplicar medidas de debida diligencia conforme a la normativa aplicable —incluyendo, en Panamá, la Ley 23 de 27 de abril de 2015, sus reformas y reglamentaciones, así como la normativa equivalente en la jurisdicción del cliente—. Estas medidas protegen al sistema financiero, a LULUBIT y a sus propios clientes frente al uso indebido por terceros. Una documentación completa y consistente permite procesar tu solicitud sin demoras.

1. Lee este instructivo de principio a fin.

2. Reúne la documentación de la Sección 4.

3. Completa el Acta siguiendo la guía de la Sección 5.

4. Firma el Acta (Presidente y Secretario) y, si tu jurisdicción lo requiere, notarízala o apostíllala.

5. Envía el paquete completo a través del canal indicado por tu ejecutivo de cuenta LULUBIT.

6. Espera la confirmación del equipo de Cumplimiento (KYB). Plazo estimado: 3 a 7 días hábiles.

Adjunta los siguientes documentos en formato PDF, legibles y vigentes:

Importante:

• Los documentos extranjeros deben presentarse traducidos y, cuando corresponda, apostillados o legalizados.

• Las copias de identificación deben ser a color, mostrar claramente datos y fotografía y estar vigentes.

• Si tu sociedad forma parte de una estructura con personas jurídicas intermedias, debes proporcionar la documentación corporativa de cada nivel hasta llegar al UBO persona natural.

La siguiente tabla resume qué debe completar el cliente en cada sección del Acta:

• Ciudad, país, fecha y hora exactas de la reunión.

• Nombre legal completo de la sociedad, país de constitución y datos registrales completos (folio, tomo, asiento, ficha o equivalente).

• Domicilio social registrado.

• Nombre del Presidente y Secretario que firmarán.

• Lista a todos los accionistas con su participación porcentual. La suma de porcentajes debe ser 100%.

• Indica el número total de acciones emitidas y en circulación.

• Si las acciones son al portador, declara expresamente que están inmovilizadas conforme a la normativa aplicable.

• Declara a toda persona natural que, directa o indirectamente, posea ≥25% del capital o de los derechos de voto, o que ejerza control efectivo por cualquier otro medio.

• Si ninguna persona natural cumple ese umbral, declara como UBO al administrador o representante legal de mayor jerarquía.

• Indica si cada UBO es PEP o familiar/colaborador cercano de PEP.

• La calidad debe ser “Beneficiario Final” (propiedad) o “Controlante” (control por otros medios, p. ej. derechos de voto, acuerdos de mandato).

• Si alguien declarado en el Acta es PEP, indícalo claramente en la tabla de UBO. La condición de PEP no impide la apertura: requiere debida diligencia reforzada.

• Si alguien aparece o ha aparecido en listas de sanciones (OFAC/SDN, ONU, UE, Reino Unido o listas locales), no proceder con la apertura sin contactar previamente a [email protected].

La descripción debe ser concreta, verificable y consistente con los documentos soporte. Evita generalizaciones tipo “consultoría” o “inversiones”. Incluye:

• Productos o servicios específicos y sector económico.

• Perfil de clientes y principales países de operación.

• Forma en que genera ingresos (modelo de negocio) y métodos de cobro.

• Si la actividad involucra activos digitales, explica cómo.

Esta es la sección más sensible. Debe ser consistente con la actividad económica y con la capacidad financiera demostrada. Sé específico en:

• Tipo de operaciones esperadas (p. ej. recibir pagos de clientes en USDT, convertir a moneda local, pagar proveedores).

• Volumen mensual esperado en USD o equivalente.

• Número estimado de operaciones por mes.

• Origen y destino esperado de los fondos, y jurisdicciones involucradas.

• Indica el nombre, documento, cargo, correo electrónico y tipo de firma de cada autorizado.

• Si la firma es conjunta, especifica la combinación mínima requerida (p. ej. “2 de 3 autorizados”).

• Recuerda que la responsabilidad por la custodia de credenciales y por las operaciones realizadas por los autorizados recae sobre LA SOCIEDAD.

• El Acta debe ser firmada por el Presidente y el Secretario de la reunión.

• Si tu jurisdicción exige notarización o apostilla para validar actas societarias, hazlo antes de enviar el documento.

• Si LA SOCIEDAD utiliza firma electrónica calificada conforme a su normativa, es aceptada.

• Dejar campos entre corchetes [...] sin completar.

• Inconsistencias entre la actividad económica declarada y el perfil transaccional.

• UBO declarado que no coincide con la cadena de propiedad documental.

• Volúmenes esperados desproporcionados respecto de la capacidad financiera o los estados financieros.

• Identificaciones vencidas o ilegibles.

• Falta de firma del Secretario o del Presidente.

• Documentos en idioma distinto al español o inglés sin traducción.

Una vez aprobada la cuenta, LA SOCIEDAD se obliga a notificar a LULUBIT —dentro de los diez (10) días hábiles siguientes— cualquier cambio en su estructura accionaria, beneficiarios finales, representantes legales, autorizados, actividad económica, domicilio o cualquier otra información que pueda afectar su perfil de riesgo. LULUBIT podrá solicitar la actualización periódica de la documentación conforme a su política de revisión.

Para consultas sobre este proceso:

• Equipo de Cumplimiento (KYB): [email protected]

• Ejecutivo de cuenta asignado: [a confirmar por LULUBIT al iniciar el onboarding]

Web: https://lulubit.com